Сайт бизнес-тренера консультанта по закупкам

Основы управления закупочными категориями

Этот инструмент помогает заложить основу стратегического управления закупочными категориями. Он дает ясное понимание значения закупочной категории в деятельности предприятия. Определяет методы работы с категорией в зависимости от ее значения. Дает понимание какой переговорной силой обладает та или иная сторона. А также позволяет выявить несоответствия фактического управления закупочной категорией и ее реального положения.

В целом с этого инструмента следует начинать построение стратегии. Это фундамент, на котором вы построите бережливые, эффективные закупки.

Управление закупочными категориями следует систематизировать, исходя из матрицы, которую в 1983 году предложил Питер Кралич.

Влияние закупочной категории – это сколько денег тратит предприятие на категорию, а риски поставок – это насколько легко купить тот или иной товар на рынке.

Для каждого из четырех сегментов имеется набор принципов управления, придерживаясь которых, закупщик снижает риски срыва поставок, обеспечивает наилучшую стоимость и условия.

Игнорирование этих принципов стоит дорого.

Памятка по методам управления различными закупочными категориями

КатегорияМетоды управления
Не критическиеОбъединение и группировка материалов и услуг для увеличения объема и повышения привлекательности Рационализация базы поставщиков Стандартные спецификации и описания Типовые заказы и упрощенные процессы Автоматизированные коммуникации и планирование поставок Упрощенный процесс закупки, например, через электронные каталоги Минимум внимания – аутсорс? Ресурсы отдела закупок не привлекаются для решения вопросов по «текучке» Объедение бонусов/скидок на объемы Электронные аукционы для снижения цены и уменьшения периода торгов – необходимо, чтобы получаемая ценность превышала стоимость проводимого мероприятия Соглашения должны четко и исчерпывающе описывать требования к уровню сервиса Срок действия контракта в идеале не превышает 12-ти месяцев
БазовыеИметь несколько источников поставок Покупка минимального количества и поддержание минимального уровня запаса на складе. Передача риска поставщику. Поддерживать спецификации общими и доступными большому количеству поставщиков Сохранять упрощенный и прямолинейный подход к управлению, чтобы избежать высокой стоимости смены поставщика или товара/услуги Избегать излишней зависимости от поставщика Ультимативно отклоняйте повышение цен Ставьте условия о скидках и бонусах – как базовые для будущего ведения бизнеса Агрессивный переговорный стиль Электронные аукционы и тендеры для снижения цены и уменьшения периода торгов – необходимо, чтобы получаемая ценность превышала стоимость проводимого мероприятия Краткосрочные контракты ( до 12 месяцев) или закупка по потребности
СтратегическиеФокус на цепочках поставок и инициативах по постоянному совершенствованию Подход к заказам – Just in Time, Точно в Срок Управление взаимоотношениями с поставщиками и хорошо продуманные KPI Жесткий, но справедливый подход к переговорам – Win-Win Анализ рынка, технический анализ и анализ поставщиков Управление ценой товара через commodity – хеджирование, покупка вперед Фокус на потенциале в качестве продукта или сервиса или на инновациях, как возможности для получения конкурентного преимущества Формирование культуры «прорывной подход» Справедливое разделение рисков и вознаграждений Поиск взаимной эксклюзивности для конкурентного преимущества Закрепление в договорах постоянного совершенствования Планы по целевой стоимости в соответствии с задачами бизнеса (как текущими так и будущими) Открытый расчет стоимости/целевая стоимость Переход на давление, если поставщики не сговорчивы или не отвечают Долгосрочные договора (2-3 года) с фокусом на целевую стоимость и управление commodity
Бутылочное горлышкоПостоянный поиск альтернативных поставщиков и/или материала или сервиса Передача поставок из категории Базовые для увеличения объема и повышения привлекательности и рычагов давления Повышение уровня запасов, где применимо финансово или логистически Выражайте сомнение поставщикам и внутренним заказчикам по используемым спецификациям Продуманное измерение рисков и хороший план по их уменьшению/устранению Сильный фокус на KPI для использования в обсуждениях «ценность за деньги» Договоритесь с поставщиками о целях, чтобы сохранять цены под контролем Уменьшите внутреннюю стоимость связанную с категорией (потери, обработка заказа и пр.) Переговоры направлены на избегание риска – фокус на обеспечение поставками Смена технологии Договор, который покрывает все аспекты по обеспечению поставок Постарайтесь договориться о штрафах за непоставку/понесенные убытки Срок контракта варьируется от долгосрочных до краткосрочных  в зависимости от возможности получить дополнительные выгоды